Urenregistratie die klopt, zonder overtypen
Je team klokt in en uit op de telefoon, op de locatie zelf. De uren komen bij jou binnen ter controle, met pauze en reistijd al verwerkt. Na het goedkeuren weet je meteen wat je moet uitbetalen en wat je kunt factureren.
- In- en uitklokken met locatie
- Pauze automatisch eraf
- Loon en omzet per opdracht
Uren worden drie keer ingevoerd
Eerst schrijft de medewerker ze op, of hij onthoudt ze tot vrijdag. Dan stuurt hij een foto of een appje. En op maandagochtend typt iemand op kantoor alles over in een spreadsheet, om daarna nog eens dezelfde uren in de factuur en de loonlijst te zetten.
Elke keer dat iemand uren overtypt, sluipt er een fout in. Een kwartier hier, een vergeten pauze daar. Bij twintig mensen loopt dat per maand al snel op tot honderden euro's die je te veel uitbetaalt of te weinig factureert.
In Makkelijkbeheer voert niemand uren dubbel in. Wat de medewerker klokt of indient, is wat jij controleert, uitbetaalt en factureert.
Na uitklokken gaan je uren naar de planner ter controle.
Van inklokken tot uitbetalen
Uren hangen vast aan de opdracht waarop iemand is ingepland. Daardoor weet het systeem ook bij welke opdrachtgever en welk tarief ze horen.
In- en uitklokken op locatie
Medewerkers klokken in en uit in de app. De locatie wordt meegestuurd, zodat je ziet of iemand echt op de klus was. Na het uitklokken staan de uren klaar ter controle.
Automatische pauze
Stel in na hoeveel uur er pauze vanaf gaat, bijvoorbeeld 30 minuten bij diensten langer dan 8 uur. Schuiven de tijden, dan schuift de pauze mee.
Controleren en goedkeuren
Ingediende uren staan in één lijst. Klopt het, dan keur je ze in één keer goed. Klopt het niet, dan pas je de tijden aan voordat ze naar loon en factuur gaan.
Loon per persoon
Per medewerker leg je vast wat hij verdient en vanaf wanneer: vanaf vertrek van huis of vanaf het begin van de opdracht. Kilometervergoeding rekent het systeem mee.
Declaraties met bonnetje
Parkeren, tanken of een maaltijd op een lange dienst: medewerkers maken een foto van de bon in de app. Jij keurt goed of af, met een reden erbij. Declaraties komen ook op de weekstaat te staan.
Omzet per opdracht
Je factureert de gewerkte uren tegen het tarief van de opdrachtgever, zonder reistijd en pauze. Zo zie je per opdracht wat hij opbrengt en wat hij kost.
Afwijkingen zie je meteen
Op het scherm Aanwezigheid zie je tijdens de dag wie er is ingeklokt, wie nog niet en wie te laat is. Achteraf staan de uren per week bij elkaar, met de ingeplande tijden ernaast. Wie een uur langer bleef dan gepland, valt op.
Vul je zelf uren in voor iemand zonder app, bijvoorbeeld een invalkracht, dan zijn die meteen goedgekeurd. Je hoeft je eigen invoer niet nog eens te controleren.
- Uren van een opdracht die al voorbij is, kan een medewerker achteraf nog indienen
- Per medewerker een overzicht van alle opdrachten en uren, ook van vorige maanden
- Je houdt bij welk loon al is uitbetaald en wat nog openstaat
- Je medewerker ziet in de app zijn eigen verdiensten per maand
Elke week hetzelfde ritme
Inplannen
Je plant iemand op een opdracht. De afspraak over uurloon en reistijd gaat mee als vaste waarde, zodat een latere loonsverhoging oude diensten niet verandert.
Klokken of indienen
De medewerker klokt in en uit, of dient na afloop zijn uren in. Pauze gaat er automatisch af volgens jouw regel.
Goedkeuren
Je loopt de ingediende uren na en keurt ze goed. Op de weekstaat zie je per dag en locatie wat er gewerkt is.
Uitbetalen en factureren
Goedgekeurde uren gaan naar het loonoverzicht en naar de factuur van de opdrachtgever. Eén invoer, twee kanten op.
Vragen die we vaak krijgen
Moet iedereen een smartphone hebben?
Nee. Wie geen app heeft, kun je gewoon inplannen; de uren vul je dan zelf in. Die zijn direct goedgekeurd. De meeste teams gebruiken een mix: vaste mensen met de app, invallers zonder.
Wordt de locatie de hele dag gevolgd?
Nee. Alleen op het moment van in- en uitklokken wordt de locatie meegestuurd. Er loopt geen tracking op de achtergrond.
Kan ik reistijd wel of niet betalen?
Per medewerker stel je in of de betaalde tijd begint bij vertrek van huis of bij de start van de opdracht. Aan de opdrachtgever factureer je alleen de werkuren, zonder reistijd en pauze.
Kan ik uren exporteren naar mijn boekhouder?
Je hebt per periode een overzicht van uren en loon per medewerker en de weekstaat kun je kopiëren als tekst. Een directe koppeling met een salarispakket zit er nog niet in; heb je die nodig, vraag ernaar via maatwerk.
Hoe komen de uren nu bij jou binnen?
Via papieren briefjes, foto's in WhatsApp of een gedeelde spreadsheet: vertel het ons. We laten zien hoe dat er straks uitziet, met jouw tarieven en pauzeregels.
- Je krijgt een persoonlijk antwoord, geen standaardmail.
- We laten het systeem zien met voorbeelden uit jouw soort bedrijf.
- Mist er iets? Dan bespreken we of het als maatwerk kan.
Liever mailen? info@makkelijkbeheer.nl
Bedankt, je bericht is binnen
We nemen contact met je op via het e-mailadres dat je hebt ingevuld. Eén bericht is genoeg: je hoeft het niet nog eens te sturen.