- Home
- Oplossingen
- Uren uit WhatsApp
Uren via WhatsApp? Maak er een kloppende weekstaat van
Veel kleine bedrijven houden uren bij via WhatsApp. Het werkt, tot je op vrijdagavond twintig gesprekken moet doorzoeken. Op deze pagina lees je hoe je dat netter regelt, met of zonder ons systeem.
- Tips die je vandaag kunt toepassen
- Weekstaat in het WhatsApp-formaat
- Uren één keer invoeren
WhatsApp is een prima gesprek, maar een slechte administratie
Uren doorgeven via WhatsApp is laagdrempelig. Iedereen heeft het, niemand hoeft iets te leren, en het bericht is er meteen. Daarom doen zoveel bedrijven met ploegen in de buitendienst het zo.
Het probleem begint aan het eind van de week. Dan moet iemand alle berichten doorlopen, uitzoeken welke dag bij welke klus hoort, de pauzes eraf halen en alles overtypen in een spreadsheet. De ene medewerker schrijft "7 tot half 4", de ander "07:00-15:30 incl pauze". Een correctie staat drie berichten verderop. En wat er in een spraakbericht stond, weet niemand meer.
Het resultaat is een weekstaat die bijna klopt. Bij één klant valt dat niet op. Bij tien opdrachtgevers en twintig mensen kost het je elke week een avond, en af en toe geld.
ma 06:45 tot 17:00 bunnik met sanne17:12
di zelfde, wo begonnen 7 uur18:40
vergeten: maandag ook nog parkeren 12,5021:03
Vijf tips als je voorlopig bij WhatsApp blijft
Je hoeft niet morgen over te stappen op een systeem. Met deze afspraken wordt het al een stuk overzichtelijker.
1. Eén vast formaat per regel
Spreek af dat iedereen per klus één regel stuurt: aantal mensen, begintijd, eindtijd en locatie. Bijvoorbeeld 2x 06:45 - 17:00 - Bunnik. Dat is snel te typen en makkelijk te lezen.
2. Pauze apart afspreken
Laat mensen begin- en eindtijd sturen, niet het aantal uren. De pauze haal je er zelf af volgens een vaste regel, zoals een half uur bij diensten langer dan acht uur. Dan rekent niemand anders dan jij.
3. Eén bericht per dag, op de dag zelf
Wie aan het eind van de dag zijn regel stuurt, vergeet minder dan wie op vrijdag de hele week uit zijn hoofd reconstrueert.
4. Bonnetjes direct met een foto
Parkeren, tanken, een maaltijd: laat de bon dezelfde dag als foto sturen, met erbij voor wie en bij welke klus. Losse bonnetjes in een jaszak zijn op maandag weg.
5. Eén groep per opdrachtgever, of helemaal geen groep
Uren in een algemene groepsapp raken ondergesneeuwd. Een aparte groep per klant, of uren alleen naar de planner sturen, scheelt veel zoekwerk.
Uren één keer invoeren, en de weekstaat komt vanzelf
Met Makkelijkbeheer klokken je mensen in en uit in de app, of dienen ze hun uren in per opdracht. Jij keurt goed, en de weekstaat staat klaar in precies het formaat dat je al gebruikte.
Opdracht staat al gepland
Omdat de klus in de planning staat, weet het systeem al wie er was, waar en bij welke opdrachtgever.
Uren via de app
Je mensen klokken in en uit, of vullen achteraf hun tijden in. Pauze gaat er automatisch af volgens jouw regel.
Goedkeuren
Je loopt de uren na in één lijst. Afwijkingen van de planning vallen op.
Weekstaat delen
De weekstaat per opdrachtgever kopieer je als tekst of deel je direct via WhatsApp. Je opdrachtgever krijgt hetzelfde bericht als altijd, maar nu klopt het.
Hoe ziet zo'n weekstaat eruit?
Per dag staat er een regel per opdracht met het aantal mensen, de tijden en de locatie, met daaronder het aantal uren. Werkten twee mensen dezelfde tijden op dezelfde plek, dan staat dat als "2x" op één regel. Bonnetjes en andere extra's komen eronder te staan. Per dag zie je het totaal aantal uren en het bedrag, en onderaan het weektotaal.
Dat formaat hebben we niet bedacht: het is overgenomen van een verkeersregelaarsbedrijf dat zijn uren al jaren zo via WhatsApp doorgaf. Hun opdrachtgevers waren eraan gewend, dus waarom zou je het veranderen?
- Weekstaat per opdrachtgever of voor alle opdrachten samen
- Vaste prijs per opdracht of uurtarief, allebei mogelijk
- Uit dezelfde uren maak je daarna de factuur
Vragen die we vaak krijgen
Moeten mijn mensen dan stoppen met WhatsApp?
Voor het doorgeven van uren wel, voor de rest niet. Vragen, foto's van de locatie en gezelligheid mogen gewoon in de groep blijven. De uren gaan via de app, zodat ze niet meer kwijtraken.
Kan ik de weekstaat ook naar een opdrachtgever zonder WhatsApp sturen?
Ja. Je kopieert de tekst en plakt hem in een mail. Een factuur met dezelfde uren maak je vanuit hetzelfde overzicht.
Wat als iemand vergeet in te klokken?
Dan dient hij na afloop zijn uren in voor die opdracht, of vul jij ze in. Wat jij invult, is direct goedgekeurd.
Stuur ons een voorbeeld van je urenbericht
Plak een (geanonimiseerd) voorbeeld van hoe uren nu bij je binnenkomen of hoe je weekstaat eruitziet. We laten zien hoe die er in Makkelijkbeheer uitkomt.
- Je krijgt een persoonlijk antwoord, geen standaardmail.
- We laten het systeem zien met voorbeelden uit jouw soort bedrijf.
- Mist er iets? Dan bespreken we of het als maatwerk kan.
Liever mailen? info@makkelijkbeheer.nl
Bedankt, je bericht is binnen
We nemen contact met je op via het e-mailadres dat je hebt ingevuld. Eén bericht is genoeg: je hoeft het niet nog eens te sturen.