- Home
- Oplossingen
- Certificaten bijhouden
Certificaten van je personeel bijhouden, voordat ze verlopen
Een verlopen VCA, beveiligingspas of aanstelling ontdek je liever niet pas als de opdrachtgever ernaar vraagt. Zo houd je per medewerker bij wat er geldig is, en zorg je dat niemand onbevoegd op een klus staat.
- Eigen lijst met certificaten
- Waarschuwing 30 dagen vooraf
- Aanmelden geblokkeerd bij verlopen
Een Excel-lijst waarschuwt je niet
Veel bedrijven houden certificaten bij in een spreadsheet: naam, certificaat, datum. Dat werkt zolang iemand eraan denkt om er elke maand naar te kijken. In de praktijk gebeurt dat in een drukke periode niet, en juist dan zet je de meeste mensen in.
De gevolgen kunnen groot zijn. Een opdrachtgever die op de bouwplaats om een geldig VCA-diploma vraagt, een beveiliger die met een verlopen pas wordt aangetroffen, of een verkeersregelaar zonder geldige aanstelling. Dat kost je in het beste geval een vervelend gesprek en in het slechtste geval een boete of de klant.
Welke certificaten houden bedrijven meestal bij?
Dat verschilt per branche. De lijst hieronder is een indruk van wat we vaak tegenkomen, niet een volledig overzicht van wat wettelijk verplicht is. Check voor jouw werk altijd wat je opdrachtgevers en je branchevereniging eisen.
- VCA Basis of VCA VOL voor werken in de bouw, infra en industrie. Een VCA-diploma is tien jaar geldig.
- BHV en EHBO, vaak verplicht voor een deel van de ploeg. Hoe lang een certificaat geldig is, verschilt per opleider; vaak moet je jaarlijks of elke twee jaar herhalen.
- Beveiligingspas en diploma's als Beveiliger 2 of Event Security Officer in de beveiliging.
- Aanstelling als verkeersregelaar, voor beroeps- of evenementverkeersregelaars.
- Rijbewijs (en soms code 95) voor wie rijdt, en certificaten voor heftruck of hoogwerker.
- Instructies van een opdrachtgever, zoals een veiligheidsinstructie die je moet hebben gevolgd voordat je op een terrein mag werken.
Certificaten die meedoen met je planning
Het verschil met een losse lijst: in Makkelijkbeheer kijkt de planning mee. Een certificaat is niet alleen een datum, het bepaalt ook wie je op welke opdracht kunt zetten.
Je eigen lijst
Maak de certificaten aan die voor jou belangrijk zijn. Per certificaat geef je aan of er een verloopdatum bij hoort.
Per medewerker
Ken certificaten toe met het pas- of diplomanummer en de datum tot wanneer ze geldig zijn. Medewerkers zien hun eigen certificaten in de app.
30 dagen vooraf
In het menu staat een rode teller met certificaten die binnen 30 dagen verlopen of al verlopen zijn. In de lijst zie je per persoon: geldig, verloopt binnenkort of verlopen.
Vereist op een opdracht
Geef bij een opdracht aan welke certificaten nodig zijn. Wie ze niet heeft, of wiens certificaat op de dag van de opdracht verlopen is, kan zich niet aanmelden.
Wie past er?
Bij het inplannen stelt het systeem mensen voor die beschikbaar zijn, de juiste certificaten hebben en niet al ergens anders staan, met de afstand tot de locatie erbij.
Bewijs erbij
Een kopie van een diploma of pas bewaar je bij het dossier van de medewerker, zodat je hem bij een controle direct kunt laten zien.
- Ook geschikt als je (nog) geen planning in Makkelijkbeheer doet: dan is het een slimmere lijst
- Certificaten zonder verloopdatum, zoals een rijbewijs zonder einddatum in je administratie, zijn ook mogelijk
- Geldigheid wordt gecontroleerd op de datum van de opdracht, niet op vandaag
Vragen die we vaak krijgen
Krijgen medewerkers zelf een herinnering?
Medewerkers zien in de app welke certificaten ze hebben en tot wanneer. De waarschuwing met teller staat bij de beheerder, zodat jij bepaalt wie wanneer een herhaling moet doen.
Kan een medewerker zelf een nieuw certificaat uploaden?
Nog niet. Hij stuurt je een foto of scan, jij voegt die toe bij zijn certificaat en werkt de datum bij. Zo blijft de controle bij jou.
Wat gebeurt er met opdrachten als een certificaat verloopt?
Wie al op een opdracht staat, blijft staan; je ziet in de lijst dat zijn certificaat verlopen is en kunt zelf beslissen. Nieuwe aanmeldingen voor opdrachten waarvoor het certificaat vereist is, zijn geblokkeerd.
Welke certificaten moet jij bijhouden?
Noem de certificaten en passen die in jouw branche verplicht zijn en hoe je ze nu bijhoudt. We laten zien hoe dat werkt in combinatie met je planning.
- Je krijgt een persoonlijk antwoord, geen standaardmail.
- We laten het systeem zien met voorbeelden uit jouw soort bedrijf.
- Mist er iets? Dan bespreken we of het als maatwerk kan.
Liever mailen? info@makkelijkbeheer.nl
Bedankt, je bericht is binnen
We nemen contact met je op via het e-mailadres dat je hebt ingevuld. Eén bericht is genoeg: je hoeft het niet nog eens te sturen.